In der heutigen, digitalisierten Arbeitswelt ist Flexibilität ein wichtiger Erfolgsfaktor. Doch genau diese Flexibilität kann zu einem Phänomen führen, das Unternehmen gefährdet: Shadow IT. Dabei handelt es sich um IT-Systeme, Anwendungen oder Geräte, die ohne Zustimmung oder Wissen der IT-Abteilung im Unternehmen genutzt werden.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Risiken, die Shadow IT birgt, und zeigen auf, wie Unternehmen diese Herausforderungen erkennen, managen und in ihre IT-Strategie integrieren können.
Was ist Shadow IT?

Shadow IT umfasst alle Technologien, die Mitarbeiter nutzen, um ihre Aufgaben zu erledigen, ohne dass diese offiziell von der IT-Abteilung genehmigt oder verwaltet werden. Dazu zählen:
- Cloud-Dienste: Unautorisierte Nutzung von Plattformen wie Google Drive, Dropbox oder Trello.
- Software: Installation nicht lizenzierter Anwendungen auf Dienstgeräten.
- Hardware: Nutzung persönlicher Geräte wie Smartphones, Tablets oder USB-Sticks im Unternehmensumfeld.
Häufig geschieht dies aus Bequemlichkeit oder um Arbeitsabläufe zu optimieren – jedoch ohne Rücksicht auf mögliche Risiken.
Risiken von Shadow IT

Sicherheitslücken
Unbekannte Anwendungen und Geräte können Sicherheitslücken öffnen. Diese Systeme sind oft nicht in die IT-Sicherheitsmaßnahmen des Unternehmens integriert und daher anfällig für Malware, Phishing oder Hackerangriffe.
Datenverluste und Compliance-Verstöße
Die Nutzung nicht genehmigter Software kann dazu führen, dass sensible Unternehmensdaten ungesichert in externen Clouds gespeichert werden. Das birgt nicht nur die Gefahr von Datenverlusten, sondern auch von Verstößen gegen Datenschutzvorschriften wie die DSGVO.
Unkontrollierte IT-Kosten
Unübersichtliche und doppelte Lizenzkosten für Software können das IT-Budget belasten, da keine zentrale Verwaltung stattfindet.
Erschwerte IT-Verwaltung
Shadow IT erschwert es der IT-Abteilung, einen vollständigen Überblick über die Infrastruktur zu behalten. Das kann zu ineffizienten Prozessen und Kompatibilitätsproblemen führen.
Wie Shadow IT entsteht

Shadow IT entsteht häufig aus dem Wunsch der Mitarbeiter, produktiver zu arbeiten oder moderne Tools zu nutzen, die sie aus ihrem privaten Umfeld kennen. Einige Gründe für die Entstehung von Shadow IT sind:
- Fehlende Alternativen: Mitarbeiter greifen auf externe Lösungen zurück, weil die bereitgestellten Tools nicht ausreichen.
- Langsame Prozesse: Genehmigungen durch die IT-Abteilung dauern zu lange.
- Unwissenheit: Vielen Mitarbeitern ist nicht bewusst, welche Gefahren durch die Nutzung nicht autorisierter Anwendungen entstehen.
Shadow IT erkennen

Um Shadow IT effektiv zu managen, muss sie zunächst identifiziert werden. Folgende Maßnahmen helfen dabei:
Netzwerk-Monitoring
Überwachung des Datenverkehrs kann aufzeigen, welche Anwendungen und Dienste genutzt werden. Tools wie Firewalls oder Intrusion Detection Systeme (IDS) bieten Einblicke in potenzielle Schattenaktivitäten.
Befragung der Mitarbeiter
Ein offener Dialog mit den Teams kann helfen, genutzte Tools und Systeme zu identifizieren. Mitarbeiter sollten ermutigt werden, über ihre Anforderungen und genutzten Anwendungen zu sprechen.
Audit der IT-Infrastruktur
Regelmäßige Audits der bestehenden IT-Infrastruktur können Schwachstellen aufdecken und zeigen, wo Schatten-IT im Einsatz ist.
Shadow IT managen und integrieren

Sobald Shadow IT erkannt wurde, geht es darum, diese Systeme zu managen und sinnvoll in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren:
Klare Richtlinien erstellen
Erarbeiten Sie transparente Richtlinien zur Nutzung von IT-Systemen. Diese sollten sowohl Verbote als auch genehmigte Alternativen umfassen.
Zusammenarbeit fördern
Die IT-Abteilung sollte eng mit den Fachabteilungen zusammenarbeiten, um deren Anforderungen besser zu verstehen und passende Lösungen bereitzustellen.
Sichere Alternativen anbieten
Stellen Sie benutzerfreundliche, sichere und leistungsfähige Tools zur Verfügung, die die Anforderungen der Mitarbeiter erfüllen und gleichzeitig den IT-Richtlinien entsprechen.
Schulungen durchführen
Sensibilisieren Sie Mitarbeiter für die Risiken von Shadow IT und schulen Sie sie im sicheren Umgang mit Technologie.
Technologie zur Überwachung nutzen
Setzen Sie Tools wie Cloud Access Security Broker (CASB) ein, um Schatten-IT automatisch zu erkennen und Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren.
Der Beitrag von Hensch Systems GmbH
Die Hensch Systems GmbH unterstützt Unternehmen dabei, die Risiken von Shadow IT zu minimieren und gleichzeitig eine moderne, flexible IT-Landschaft zu schaffen. Wir bieten:
- Analyse: Identifikation von Shadow IT und Schwachstellen in Ihrer IT-Infrastruktur.
- Beratung: Entwicklung von Strategien, um Schatten-IT zu integrieren und Mitarbeiterbedürfnisse zu erfüllen.
- Sicherheitslösungen: Implementierung von Tools und Maßnahmen, die Ihre IT-Systeme schützen und kontrollierbar machen.
- Schulungen: Sensibilisierung Ihrer Teams für einen sicheren und effektiven Umgang mit IT-Ressourcen.
Mit unserem ganzheitlichen Ansatz helfen wir Ihnen, die Balance zwischen Sicherheit und Flexibilität zu finden.
Fazit
Shadow IT birgt ernsthafte Risiken, kann aber auch ein Indikator für ungenutzte Potenziale sein. Durch proaktive Erkennung, klare Richtlinien und die Integration moderner Technologien können Unternehmen nicht nur Sicherheitsrisiken reduzieren, sondern auch die Produktivität steigern.
Die Hensch Systems GmbH ist Ihr Partner für eine sichere und effiziente IT-Landschaft – sprechen Sie uns an, um mehr über unsere Lösungen zu erfahren.