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Für Pflegeeinrichtungen:

Cloud-Infrastruktur für Pflegeeinrichtungen – stabil, sicher & zentral steuerbar

Veraltete IT-Strukturen und fehlende Cloud-Systeme gefährden
nicht nur Ihre Abläufe, sondern auch Ihre Zukunftsfähigkeit.
Wir helfen Leitungskräften in Pflegeeinrichtungen, ihre Daten,
Prozesse und Dokumentation zentral, sicher und kontrolliert zu managen – ganz ohne zusätzlichen IT-Aufwand für Ihr Team.

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Was Sie mit einer durchdachten Cloud-Lösung gewinnen:

Zentrale Übersicht in Echtzeit

Alle wichtigen Informationen – von der Pflegedokumentation bis zum Dienstplan – an einem Ort, jederzeit abrufbar.

Sichere, stabile IT-Struktur

DSGVO-konform, automatisch gesichert, unabhängig von Geräten oder Standorten.

Klare Zugriffsrechte, besseres Teamwork

Alle arbeiten auf einer Plattform – mit definierten Berechtigungen und weniger Abstimmungsaufwand.

Diese Herausforderungen kennen Sie wahrscheinlich nur zu gut:

Verteilte Informationen, technische Abhängigkeiten und fehlende Strukturen behindern Ihre Arbeit – und belasten das gesamte Team.

Informationsverlust bei Ausfällen oder Wechseln im Team

Wichtige Informationen liegen auf einzelnen Geräten oder in persönlichen Ordnern. Fällt jemand aus, entsteht sofort Unklarheit – besonders bei Pflegeverläufen, Übergaben oder QM-Dokumentation.

Hoher Zeitaufwand durch unübersichtliche Datenhaltung

Dokumente, Pläne und Protokolle sind auf Papier, USB-Sticks oder mehreren Systemen verteilt. Das erschwert die Orientierung und kostet täglich wertvolle Zeit.

Technische Unsicherheit bei Prüfungen oder Ausfällen

Bei MDK-Prüfungen oder internen Audits fehlt der schnelle Zugriff auf vollständige, strukturierte Unterlagen. Ein einziger Systemausfall kann den Betrieb erheblich stören.

Keine einheitliche Plattform für Zusammenarbeit und Steuerung

Dienstpläne, Bewohnerakten, QM, Kommunikation – alles läuft über verschiedene Tools oder Kanäle. Das erschwert Führung, Kontrolle und Abstimmung im Alltag.

Für wen Cloud-Infrastruktur sinnvoll ist

und für wen nicht

  • Sie tragen Verantwortung für eine Pflegeeinrichtung

Sie führen eine Einrichtung, leiten ein Team oder verantworten mehrere Standorte. Sie wissen: Ohne klare, verlässliche Strukturen ist es kaum möglich, Qualität, Organisation und Führung unter einen Hut zu bringen.

  • Sie sehen organisatorisches Verbesserungspotenzial

Sie merken, dass Abläufe wie Dokumentation, Dienstplanung oder Kommunikation unnötig aufwendig sind. Dass Informationen oft verstreut liegen, Entscheidungen verzögern – und im Alltag Reibungsverluste entstehen.

  • Sie wollen unabhängig von Ausfällen, Papier und Einzelpersonen werden

Sie suchen eine Lösung, die auch dann funktioniert, wenn jemand ausfällt, der Server streikt oder Papierakten nicht auffindbar sind – weil Sie wissen, dass Stabilität und Transparenz keine Option, sondern Voraussetzung sind.

Die Lösung: Eine Cloud-Struktur,
die Ihre Einrichtung stabil und steuerbar macht

In zahlreichen Projekten mit Pflegeeinrichtungen haben wir eine Methode entwickelt,
die auch unter hoher Belastung funktioniert – wenn Strukturen fehlen, der Alltag
unübersichtlich ist und kein Raum für Experimente bleibt.

Unser Ansatz ist praxisnah, stabil und speziell auf die Anforderungen in der Pflege zugeschnitten.

So arbeiten wir mit Ihnen:

1. Analyse Ihrer aktuellen IT-Struktur

Wir prüfen, wo und wie Ihre Daten derzeit gespeichert werden, welche Systeme im Einsatz sind und wo Risiken oder Schwachstellen bestehen – technisch wie organisatorisch.

2. Aufbau einer zentralen Cloud-Infrastruktur

Wir schaffen eine sichere, datenschutzkonforme Basis, die alle relevanten Bereiche Ihrer Einrichtung digital abbildet: Pflegedokumentation, Dienstplanung, Mitarbeiterverwaltung, interne Kommunikation und QM.

3. Umsetzung klarer Zugriffs- und Berechtigungskonzepte

Sie erhalten ein strukturiertes Zugriffssystem, das regelt, wer welche Informationen wann und von wo aus einsehen oder bearbeiten kann – zentral steuerbar und revisionssicher.

Das Ergebnis:

Sie behalten jederzeit den Überblick über Ihre Einrichtung, arbeiten effizienter, reduzieren Abhängigkeiten und schaffen die Grundlage für langfristige Stabilität und Wachstum – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team.

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Zentrale Daten statt Insellösungen

Alle Informationen sind strukturiert an einem Ort – jederzeit abrufbar, für alle berechtigten Personen.

Sicher und ausfallsicher mit Microsoft 365

Automatische Backups, hohe Verfügbarkeit und DSGVO-Konformität – selbst bei Ausfällen oder Standortwechseln.

Reibungslose Zusammenarbeit im Team

Digitale Zugriffe, gemeinsame Kalender, zentrale Kommunikation – ohne Zusatztools oder Umwege.

Unabhängig von Einzelpersonen

Zugriff auf alle Prozesse und Dokumente bleibt gesichert – auch bei Ausfällen oder Personalwechseln.

Flexibel erweiterbare IT-Struktur

Die Lösung wächst mit – neue Teams oder Standorte lassen sich problemlos integrieren, ohne Zusatzaufwand.

Was Sie durch unsere Zusammenarbeit gewinnen

Fallstudie

St. Marien Pflegezentrum (85 Plätze, 2 Standorte)

Die Leitung des Pflegezentrums St. Marien hatte mit einer typischen Gemengelage zu kämpfen:
Papierbasierte Pflegedokumentation, Dienstpläne als Excel-Dateien auf Einzelrechnern, QM-Dokumente in Ordnern im Büro. Bei internen Abstimmungen gingen Informationen verloren, bei Krankmeldungen war der Zugriff auf wichtige Unterlagen oft blockiert. Die Einrichtung wuchs – doch die IT-Struktur war nicht mitgewachsen.

Die Leitung hatte weder ein zentrales System noch Transparenz über alle Prozesse. Insbesondere bei MD-Prüfungen oder Ausfällen im Verwaltungsteam fehlte ein verlässlicher Zugriff auf vollständige Informationen. Auch die Zusammenarbeit zwischen den zwei Standorten war erschwert, da Dokumente lokal gespeichert wurden. Gleichzeitig sollte die Belastung des Teams nicht durch zusätzliche Tools oder komplexe Software steigen.

Wir haben gemeinsam eine zentrale Cloud-Infrastruktur auf Basis von Microsoft 365 eingeführt.
Dazu gehörten:

Eine gemeinsame Datenstruktur für Pflegedokumente, QM-Unterlagen und Dienstpläne

Rollenbasierte Zugriffskonzepte für Verwaltung, Pflegeleitung und externe Prüfstellen

Einführung von Microsoft Teams für interne Kommunikation und Abstimmung

Schrittweise Migration bestehender Daten und Schulung der relevanten Mitarbeitenden

Bereits nach wenigen Wochen war die gesamte Verwaltung digital organisiert.
Dienstpläne und QM-Unterlagen sind heute zentral verfügbar, alle Standorte arbeiten auf derselben Plattform, und auch bei personellen Engpässen bleibt der Zugriff auf alle Daten gewährleistet. Die Leitung kann Dokumente revisionssicher verwalten, Mitarbeiter arbeiten effizienter – ohne zusätzliche Belastung im Alltag.
Das Team berichtet von einer deutlichen Entlastung und mehr Klarheit im Tagesgeschäft.

So läuft das kostenlose Beratungsgespräch ab

Lernen Sie unsere Expertise persönlich in einem Beratungsgespräch kennen.

1. Anfrage

Über den Button unten vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit uns. Der Termin dauert ca. 20 Minuten und findet bequem per Video-Call statt.

2. Beratungsgespräch

Im Gespräch analysieren wir gemeinsam, wo in Ihrer Einrichtung aktuell die größten Herausforderungen liegen – und welche Bereiche sich besonders gut durch eine Cloud-Lösung unterstützen lassen.

3. Konzept

Anhand Ihrer Situation erstellen wir ein konkretes Konzept, wie eine Zusammenarbeit aussehen kann – inklusive möglicher Entlastungspotenziale, technischer Umsetzung und nächsten Schritten.

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Über Aaron Hensch

Mein Name ist Aaron Hensch, und ich bin der Geschäftsführer der Hensch Systems GmbH in Recklinghausen.

Vor einiger Zeit habe ich gesehen, wie eine befreundete Pflegeeinrichtung trotz motiviertem Team im Alltag ständig an denselben Grenzen scheiterte: fehlende Transparenz, verteilte Daten, technische Abhängigkeiten – und das alles in einem Bereich, der eigentlich maximale Verlässlichkeit braucht.

Diese Erfahrung war für mich der Auslöser. Seitdem helfe ich mit meinem Team Pflegeeinrichtungen dabei, ihre internen Strukturen auf ein neues Niveau zu heben – mit Cloud-Lösungen, die wirklich funktionieren. Unser Fokus liegt auf Stabilität, Sicherheit und einfacher Umsetzung im Alltag.

Denn moderne Pflege braucht nicht mehr Tools – sondern eine klare, tragfähige digitale Basis.

Wo Sie uns finden

Unser Firmensitz befindet sich in Recklinghausen – mitten im schönen Ruhrgebiet. Von hier aus unterstützen wir Pflegeeinrichtungen in ganz Deutschland bei der digitalen Weiterentwicklung ihrer Abläufe.

Ob telefonisch, per Video-Call oder vor Ort: Wir sind für Sie da – zuverlässig, persönlich und immer auf Augenhöhe.

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Wir beantworten Ihre meistgestellten Fragen

FAQ

Ja – denn genau dafür sind wir da. Unser Ansatz ist so aufgebaut, dass Sie keine IT-Kenntnisse brauchen. Wir übernehmen die technische Umsetzung, passen alles an Ihre Einrichtung an und begleiten Sie Schritt für Schritt, damit Ihr Team sicher und reibungslos damit arbeiten kann.

Gerade dann ist der Einstieg besonders sinnvoll. Wir setzen dort an, wo die größten Reibungsverluste entstehen – z. B. bei Dokumentation, Dienstplanung oder interner Kommunikation. Die Umstellung erfolgt schrittweise und praxistauglich, ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Wir arbeiten mit Microsoft 365 – einem System mit sehr hoher Verfügbarkeit und Offline-Funktionen. Das bedeutet: Viele Inhalte sind lokal zwischengespeichert und auch bei Verbindungsproblemen abrufbar. Zusätzlich gibt es automatische Sicherungen und Wiederherstellungsmechanismen.

Wenn Sie täglich Zeit mit Suchen, Nachfragen, Papierakten oder Excel-Listen verbringen, dann lohnt sich eine Cloud-Lösung mehrfach: Sie sparen Zeit, reduzieren Fehlerquellen und schaffen klare Abläufe – ganz ohne zusätzliche Bürokratie, sondern mit mehr Übersicht und Struktur.

Weniger als gedacht. Wir binden Ihr Team gezielt ein, überfordern niemanden und setzen bewusst auf einfache, klar strukturierte Lösungen. Das Ziel ist nicht, alles neu zu machen – sondern vorhandene Abläufe zu verbessern, ohne das Personal zusätzlich zu belasten.

Bereit für den nächsten Schritt?

  • Alle wichtigen Informationen zentral und strukturiert verfügbar
  • Mehr Stabilität und Sicherheit im Alltag – auch bei Ausfällen
  • Reibungslose Zusammenarbeit über alle Bereiche hinweg
  • Unabhängigkeit von Einzelpersonen oder lokalen Geräten
  • Skalierbare IT-Struktur, die mit Ihrer Einrichtung mitwächst

Klingt gut?

Dann lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welches Potenzial in Ihrer Einrichtung steckt – und wie Sie es mit minimalem Aufwand ausschöpfen können.

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